What exactly does Saigon Sourcing do?

Wir agieren als Ihr Beschaffungspartner vor Ort in Vietnam. Das bedeutet, dass wir die Lieferantenauswahl, die Überprüfung der Fabriken, die Einholung von Angeboten, die Koordination von Mustern, die Qualitätskontrolle und die Unterstützung beim Export übernehmen – sodass Sie sich nicht aus der Ferne darum kümmern oder sich allein mit vietnamesischen Herstellern auseinandersetzen müssen. Wir stellen keine Produkte selbst her, sondern bringen Sie mit den richtigen Fabriken zusammen und wickeln den gesamten Prozess in Ihrem Auftrag ab.

Who do you typically work with?

Zu unseren Kunden zählen in der Regel internationale Importeure, Markenunternehmen, Großhändler und Einzelhändler mit Sitz in Europa, Nordamerika und Australien, die Produkte aus Vietnam beziehen möchten, jedoch weder über eine lokale Präsenz noch über ein etabliertes Lieferantennetzwerk verfügen. Wir arbeiten außerdem mit Unternehmen zusammen, die ihre Lieferquellen von China weg diversifizieren möchten und Vietnam als alternativen Produktionsstandort in Betracht ziehen.

Do you work across all product categories?

Unser Team verfügt über Fachkenntnisse in den Bereichen Möbel, Kunststoffe, Verpackungen, Textilien und Bekleidung, Elektronik, Landwirtschaft und Aquakultur, Rohstoffe, Etiketten sowie IT-Hardware. Bei Produktkategorien, die außerhalb unseres Kernkompetenzbereichs liegen, werden wir Ihnen ehrlich Bescheid geben, anstatt Ihnen zu viel zu versprechen. Jedes Teammitglied ist auf bestimmte Branchen spezialisiert, sodass Sie mit jemandem zusammenarbeiten, der über direkte Beziehungen zu Herstellern in Ihrem Produktbereich verfügt.

How do I get started?

Der beste Ausgangspunkt ist eine Anfrage über unser Kontaktformular oder eine direkte E-Mail an info@saigonsourcing.com. Geben Sie dabei Ihre Produktkategorie, die gewünschte Menge, etwaige bereits vorliegende Spezifikationen sowie Ihren Zeitrahmen an. Wir prüfen Ihre Anfrage und melden uns innerhalb eines Werktags bei Ihnen, um zu besprechen, ob und wie wir Ihnen helfen können und wie eine realistische Zusammenarbeit aussehen würde.

What languages does your team speak?

Unser Team spricht fließend Englisch, Niederländisch, Französisch, Russisch, Spanisch und Vietnamesisch. Das macht in der Praxis einen Unterschied: Die Kommunikation mit Fabriken auf Vietnamesisch verringert Missverständnisse, beschleunigt die Antworten und verschafft uns besseren Zugang zu Lieferanten, die nicht aktiv auf Englisch werben. Für Kunden in französisch- oder niederländischsprachigen Märkten können wir die gesamte Kundenbeziehung auch in Ihrer Sprache abwickeln.

How do you find and verify suppliers and manufacturers in Vietnam?

Wir beziehen unsere Produkte aus unserem etablierten Netzwerk vietnamesischer Hersteller, das wir durch jahrelange Arbeit vor Ort in Ho-Chi-Minh-Stadt und in den wichtigsten Industrieregionen Vietnams aufgebaut haben. Bei jedem Projekt gleichen wir Ihre Anforderungen mit denen bekannter Lieferanten ab und führen eine Überprüfung durch, die die Prüfung der Gewerbeanmeldung, Besuche der Produktionsstätten, die Bestätigung der Exporthistorie und die Bewertung der Qualitätskontrollprozesse umfasst – bevor wir einem Kunden überhaupt eine Fabrik vorstellen.

How do I know if a supplier is a real manufacturer or a trading company?

Dies ist eines der häufigsten Risiken bei der Beschaffung in Vietnam. Viele Unternehmen geben sich als Hersteller aus, agieren jedoch als Zwischenhändler oder Handelsunternehmen. Wir überprüfen die Produktionsstandorte, kontrollieren vor Ort die Ausstattung und die Qualifikation der Belegschaft und prüfen die Exportunterlagen, um sicherzustellen, dass die Produktion tatsächlich an der angegebenen Fabrikadresse stattfindet. Außerdem nutzen wir unser lokales Netzwerk, um zu unterscheiden, welche Unternehmen echte Hersteller und welche lediglich Wiederverkäufer sind.

What are typical MOQs for Vietnamese manufacturers?

Die Mindestbestellmengen variieren je nach Produkttyp erheblich. Als allgemeine Richtlinie gilt: Bekleidung 300–1.000 Stück; Möbel 20–100 Stück; Verpackungen 5.000–20.000 Einheiten; Elektronik 500–3.000 Einheiten; und Kunststoffprodukte 1.000–10.000 Stück. Stark kundenspezifische Produkte, der Bedarf an Werkzeugen oder komplexe Materialien führen zu höheren Mindestbestellmengen.

Can Vietnamese suppliers handle custom product development?

Ja – viele vietnamesische Hersteller bieten OEM- und ODM-Produktion an, einschließlich maßgeschneiderter Materialien, Branding, Verpackung und Produktanpassungen. Die Kapazitäten variieren erheblich von Fabrik zu Fabrik, weshalb wir Ihre Entwicklungsanforderungen mit Lieferanten abgleichen, die nachweislich über Erfahrung mit Ihrem Produkttyp verfügen. Außerdem koordinieren wir den gesamten Musterprozess, vom ersten Prototyp bis zur Freigabe des Golden Samples.

What does your sourcing process look like from start to finish?

Unser Prozess umfasst sechs strukturierte Phasen: (1) Erstgespräch zur Festlegung Ihres Produkts, Ihres Budgets und Ihres Zeitplans; (2) Lieferantenrecherche innerhalb unseres vietnamesischen Herstellernetzwerks; (3) Überprüfung der Fabriken und Einholung von Angeboten; (4) Koordination und Freigabe von Mustern; (5) Produktionsüberwachung und Qualitätskontrolle; (6) Exportdokumentation und logistische Unterstützung. In jeder Phase stehen wir in direktem Kontakt mit Ihnen, damit Sie stets auf dem Laufenden bleiben.

How long does production typically take in Vietnam?

Die meisten Produktionsläufe dauern zwischen 30 und 90 Tagen nach Freigabe des Musters und Bestätigung der Anzahlung, abhängig von der Komplexität des Produkts, den Lieferzeiten der Rohstoffe, dem Auftragsvolumen und der Kapazität des Werks zum Zeitpunkt der Bestellung. Die Mustererstellung selbst kann je nach Anzahl der erforderlichen Überarbeitungsrunden 2 bis 6 Wochen dauern. Wir stellen Ihnen nach der Bestätigung durch das Werk stets einen schriftlichen Produktionszeitplan zur Verfügung, damit Sie den Versand und die Lieferung entsprechend planen können.

What do I need to prepare before contacting you?

Je mehr Details Sie uns im Vorfeld mitteilen können, desto schneller können wir Ihnen eine hilfreiche Antwort geben. Zu den hilfreichen Informationen gehören: Produktkategorie und -beschreibung, angestrebte Stückzahl, vorhandene Spezifikationen oder Referenzmuster, Verpackungsanforderungen, erforderliche Konformitätsstandards (z. B. CE, FDA, REACH), Zielmarkt und Ihr erwarteter Zeitplan. Falls Sie noch nicht über alle diese Informationen verfügen, ist das kein Problem – wir können Ihnen im Rahmen der ersten Zusammenarbeit dabei helfen, ein Beschaffungsprofil zu erstellen.

Do you handle quality control inspections?

Ja. Wir koordinieren die Qualitätskontrolle in mehreren Phasen: Vorproduktionsprüfungen der Materialien und der Produktionsbereitschaft, Inline-Prüfungen während der Fertigung sowie abschließende Stichprobenkontrollen vor dem Versand unter Verwendung statistischer AQL-Stichprobenverfahren. Für bestimmte Produktkategorien oder Konformitätsanforderungen können wir auch Laborprüfungen durch unabhängige Dritte veranlassen. Die Prüfberichte werden direkt an den Kunden weitergeleitet.

Can I trust supplier self-inspection reports?

Die Selbstkontrolle durch den Lieferanten ist kein Ersatz für eine unabhängige Qualitätskontrolle, insbesondere bei Erstbestellungen oder bei der Zusammenarbeit mit neuen Fabriken. Wir empfehlen stets Inspektionen durch Dritte oder von Saigon Sourcing koordinierte Kontrollen vor dem Versand. Qualitätsprobleme, die erst nach dem Verlassen Vietnams entdeckt werden, sind deutlich kostspieliger und zeitaufwendiger zu beheben als Probleme, die bereits in der Fabrik festgestellt werden.

What happens if quality issues are found during inspection?

Werden Probleme festgestellt, dokumentieren wir diese klar und deutlich, stufen die Mängel als kritisch, schwerwiegend oder geringfügig ein und teilen dem Kunden die Ergebnisse zusammen mit unseren Empfehlungen für die nächsten Schritte mit. Je nach Schweregrad kann dies bedeuten, dass wir den Hersteller um Nachbesserung bitten, eine erneute Prüfung durchführen oder dem Kunden raten, die Lieferung zurückzuhalten. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen genaue Informationen zu liefern, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, bevor die Ware freigegeben wird.

How does Saigon Sourcing charge for its services?

Unsere Honorare und Zahlungsmodalitäten werden vor Beginn eines Auftrags schriftlich vereinbart, wobei keine versteckten Kosten anfallen. Je nach Leistungsumfang berechnen wir entweder ein Projekthonorar, ein Pauschalhonorar oder eine Kombination aus beidem. Wir berechnen unseren Kunden keine überhöhten Lieferantenpreise oder nicht offengelegte Provisionen. Die Honorarangebote werden individuell auf den jeweiligen Leistungsumfang zugeschnitten.

Is Vietnam always cheaper than China?

Dies gilt nicht unbedingt für alle Produktkategorien. Vietnam bietet wettbewerbsfähige Preise bei Möbeln, Textilien, Konsumgütern und ausgewählten Industrieprodukten – insbesondere in Bereichen mit hohem Arbeitsaufwand. China verfügt jedoch nach wie vor über Vorteile hinsichtlich der Verfügbarkeit von Rohstoffen, der Werkzeuginfrastruktur und der hochkomplexen Fertigung. Die Gesamtkosten bis zur Lieferung hängen von den Materialien, der Logistik, den Mindestbestellmengen, den Qualitätsanforderungen und der Produktionseffizienz ab.

What payment terms do Vietnamese factories typically use?

Die gängigste Zahlungsweise ist eine Anzahlung von 30 % bei Auftragsbestätigung und 70 % vor dem Versand, zahlbar per Überweisung (T/T). Je nach Auftragsvolumen und Geschäftsbeziehung können einige Fabriken jedoch auch andere Zahlungsaufteilungen verlangen. Bei größeren Aufträgen oder solchen mit höherem Risiko sind auch Akkreditivvereinbarungen (LC) möglich. Wir empfehlen stets, die Zahlungen an Produktionsmeilensteine zu koppeln und vor der Freigabe des Restbetrags Inspektionen durchzuführen.

Häufige Fehler bei der Beschaffung in Vietnam, die es zu vermeiden gilt

Tipps zur BeschaffungFehlerLeitfaden

24. Juni

Verfasst von Edwin Niessen

Die meisten Probleme bei der Beschaffung in Vietnam lassen sich vermeiden. Der Großteil der Probleme – Qualitätsmängel, Produktionsverzögerungen, Streitigkeiten mit Lieferanten und finanzielle Verluste – lässt sich auf eine kleine Anzahl häufiger Fehler zurückführen, die bereits zu Beginn des Beschaffungsprozesses begangen werden.

Wichtige Erkenntnis: Beschaffungsprobleme treten selten plötzlich auf. Sie entstehen durch unklare Spezifikationen, unzureichende Überprüfungen, mangelhafte Planung der Qualitätskontrolle und schlechte Kommunikation – allesamt Probleme, die noch vor Produktionsbeginn behoben werden können.

Die häufigsten Fehler von Käufern

Auswahl allein nach dem Preis

Der günstigste Anbieter ist oft nicht der beste Anbieter. Produktionskapazität, Kommunikationsqualität und Exporterfahrung spielen eine ebenso wichtige Rolle.

Unklare Spezifikationen

Ohne klare Spezifikationen können Lieferanten keine genauen Angebote erstellen oder eine gleichbleibende Qualität gewährleisten. Vage Vorgaben führen zu vagen Ergebnissen.

Überprüfung überspringen

Aufträge erteilen, ohne zu prüfen, ob die Fabrik seriös, leistungsfähig und in Ihrer Produktkategorie erfahren ist.

Kein Qualitätskontrollplan

Von der Qualität ausgehen, ohne unabhängige Prüfungen in Auftrag zu geben. Probleme, die erst nach dem Versand festgestellt werden, sind weitaus kostspieliger zu beheben.

Zahlung vor der Überprüfung

Die Überweisung großer Beträge, bevor die Legitimität des Lieferanten, die Freigabe von Mustern oder die Produktionsbereitschaft bestätigt wurden.

Logistikplanung in der Endphase

Erst nach Abschluss der Produktion über den Versand nachzudenken. Eine verspätete Buchung führt dazu, dass Schiffe verpasst werden, es zu Verzögerungen kommt und höhere Kosten entstehen.

Missachtung der Vorschriften

Die Zertifizierungsanforderungen für den Zielmarkt erst dann zu prüfen, wenn die Waren versandfertig sind – oder bereits versandt wurden.

Keine schriftliche Vereinbarung

Sich auf mündliche Zusagen oder informelle E-Mails zu verlassen, ohne dass ein schriftlicher Kaufvertrag vorliegt, der Spezifikationen, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen regelt.

So vermeiden Sie diese Fehler

Erstellen Sie ein detailliertes Beschaffungsdossier, bevor Sie sich an Lieferanten wenden.
Überprüfen Sie alle in die engere Wahl gekommenen Fabriken, bevor die Musterphase beginnt.
Vergleichen Sie mindestens drei Angebote von Anbietern mit identischen Spezifikationen
Planen und terminieren Sie Inspektionen, bevor die Produktion abgeschlossen ist
Zahlungen an Produktionsmeilensteine und Prüfergebnisse koppeln
Logistik noch vor Produktionsende buchen
Überprüfen Sie die Compliance-Anforderungen bereits in der Angebotsanfragephase
Halten Sie alles schriftlich fest

Abschließende Anmerkung: Die meisten erfahrenen Einkäufer vermeiden diese Fehler nicht, weil sie besonders vorsichtig sind. Sie vermeiden sie, weil sie einen strukturierten Beschaffungsprozess befolgen – denselben in jeder Phase, bei jedem Auftrag und mit jedem Lieferanten.

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Weitere Abschnitte des Vietnam-Einkaufsleitfadens

Edwin Niessen

Häufige Fehler bei der Beschaffung in Vietnam, die es zu vermeiden gilt

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Beschaffung und Fertigung in Vietnam: Antworten auf typische Fragen von Einkäufern

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Zertifizierungen für die Beschaffung und Fertigung in Vietnam